Многие пользователи считают, что полноценная работа на смартфоне невозможна, но это далеко не так. Мобильные версии Word, Excel, OneNote и других приложений Microsoft 365 оснащены множеством интеллектуальных функций, которые позволяют эффективно работать в пути.
Большинство пользователей привыкли работать с Word, Excel, PowerPoint и другими приложениями Microsoft 365 на компьютере, используя настольные или веб-версии. В поездках мобильные приложения удобны для просмотра документов, электронных таблиц, презентаций и других файлов Office, а также для выполнения небольших правок. Однако эти приложения также предлагают уникальные возможности, разработанные специально для небольших экранов смартфонов и сенсорного управления, что позволяет выполнять более глубокую работу. В данном обзоре будут рассмотрены эти мобильные функции и способы их использования.
Примечание: Этот материал посвящен отдельным мобильным приложениям Word, Excel, Outlook, OneNote и PowerPoint для Android и iOS. Существует также общее приложение Microsoft 365, которое включает в себя версии Excel, PowerPoint и Word. Тем не менее, некоторые из описанных здесь функций доступны только в индивидуальных приложениях, поэтому им отдаётся предпочтение. В статье сосредоточено внимание на функциях, доступных всем пользователям Microsoft Office, за исключением возможностей генеративного ИИ Copilot, которые рассматриваются в отдельных материалах.
Microsoft Word: Возможности для комфортного чтения и навигации
Оптимизация отображения с помощью «Мобильного вида»
При открытии документа в приложении Word он отображается в «Мобильном виде» (Mobile View) — текст и макет форматируются для максимально удобного чтения на экране смартфона.
Пользователи могут использовать привычные жесты масштабирования (щипок и растягивание), чтобы увеличить или уменьшить текст. При этом текст автоматически подстраивается под новый размер, заполняя экран. При повороте телефона горизонтально документ также автоматически переформатируется для более широкого обзора.
Нажатие кнопки «Разметка для печати» (изображение листа бумаги с уголками) на нижней панели инструментов покажет, как документ будет выглядеть при печати. Чтобы вернуться к мобильному виду, достаточно нажать кнопку «Мобильный вид» (значок смартфона).
Быстрая навигация по документу с помощью заголовков
Если документ структурирован с помощью заголовков, функция Word «Заголовки» (Headings) помогает быстро перемещаться по нему.
- На Android: Нажмите «Заголовки» на панели инструментов, чтобы открыть список заголовков в документе. Нажатие на заголовок мгновенно прокрутит документ до соответствующего раздела.
- На iOS: Нажмите значок с тремя точками в правом верхнем углу. На появившемся экране прокрутите вниз и выберите «Заголовки». Откроется панель со списком заголовков документа. Нажатие на заголовок позволит быстро перейти к нему.
Чтение документа вслух
Эта функция полезна для ознакомления с документом, например, во время вождения или прогулки. Нажмите «Чтение вслух» (значок заглавной буквы «А» со звуковыми волнами) на панели инструментов, и цифровой голос сразу начнёт читать документ.
В нижней части экрана появится панель управления с кнопками для паузы/воспроизведения, а также для перехода к предыдущему или следующему заголовку/разделу документа. Можно также нажать кнопку «Параметры звука» (динамик с шестерёнкой) и настроить скорость чтения цифрового голоса, а также изменить его тембр с мужского на женский и наоборот.
Голосовой ввод: быстрые заметки в Word и OneNote
Функция диктовки позволяет преобразовывать речь в текст в приложениях Word и OneNote. Это значительно ускоряет запись мыслей по сравнению с набором текста на маленькой сенсорной клавиатуре.
После открытия документа или заметки в приложении Word или OneNote нажмите в любом месте документа или заметки. В нижней части экрана появится панель инструментов форматирования текста. На Android значок микрофона находится над правым краем панели форматирования; на iOS значок микрофона является частью панели инструментов, ближе к левому краю. Нажмите на значок микрофона и, при необходимости, предоставьте Word или OneNote разрешение на использование микрофона телефона.
Затем начните говорить в микрофон телефона. Произнесённые слова будут преобразованы в текст в документе или заметке.
Как только вы нажмете микрофон, под панелью инструментов форматирования текста появится панель диктовки. Она содержит пульсирующую синюю кнопку микрофона, которая сигнализирует об активном прослушивании. Чтобы приостановить диктовку, нажмите кнопку микрофона, и она станет белой. Нажмите её снова, чтобы возобновить диктовку.
Наилучшие результаты достигаются при чёткой и медленной речи. Для пунктуации можно произносить команды, такие как «точка», «запятая» или «новая строка», чтобы инструмент автоматически вставлял соответствующие знаки препинания или начинал новый абзац. (Нажмите значок вопросительного знака в правой части инструмента диктовки, чтобы увидеть список команд пунктуации, редактирования и форматирования).
Однако эти команды не всегда работают надёжно, поскольку технология не всегда может отличить команду от текста, который должен быть записан. Поэтому может быть проще просто нажимать соответствующие кнопки пунктуации на панели диктовки во время произнесения текста.
Можно также попробовать включить автоматическую расстановку знаков препинания. Нажмите значок шестерёнки на панели диктовки, чтобы открыть панель «Настройки диктовки», затем включите «Автоматическая пунктуация» (Enable auto-punctuation). В этом случае инструмент диктовки будет пытаться автоматически добавлять запятые, точки и вопросительные знаки там, где они логически уместны.
На этой же панели в приложении для Android можно изменить язык, который распознает инструмент диктовки. Если вы обычно работаете на русском, но хотите, чтобы он распознавал слова, произнесённые, например, на французском или испанском, изменение этой настройки позволит корректно записывать слова на этом языке. Инструмент диктовки в настоящее время поддерживает около десятка языков, ещё около 35 находятся на стадии предварительного просмотра.
Следует отметить, что инструмент диктовки не всегда идеально преобразует слова. Всегда необходимо просматривать распознанный текст и исправлять возможные ошибки.
Microsoft Excel: Удобное взаимодействие с таблицами
Мобильное приложение Excel предлагает функцию, которая преобразует таблицы для более удобного просмотра на смартфоне. «Режим карточек» (Cards View) переформатирует строки таблицы в виде карточек, которые можно прокручивать. Это также облегчает редактирование строк с помощью сенсорного экрана телефона.
Откройте электронную таблицу с одной или несколькими таблицами в приложении Excel, затем нажмите на любую ячейку внутри таблицы. На появившейся нижней панели инструментов нажмите вторую слева иконку – «Режим карточек».
Строки таблицы будут отформатированы как серия карточек, каждая из которых отображает сводку содержимого строки. Этот список карточек можно прокручивать вверх и вниз.
При нажатии на карточку она разворачивается. Можно просмотреть все данные этой строки таблицы и отредактировать любое значение, нажав на него. Используйте кнопки «ПРЕДЫДУЩАЯ» или «СЛЕДУЮЩАЯ» в нижней части экрана для перемещения между карточками строк.
Чтобы удалить строку или добавить новую, нажмите значок с тремя точками на карточке и выберите «Удалить», «Вставить выше» или «Вставить ниже» из открывшегося меню.
Microsoft Outlook: Эффективное управление календарём
Быстрый просмотр предстоящих событий
При запуске приложения Outlook нажмите «Календарь» на нижней панели инструментов. Это переключит вас в режим календаря. Если на определённую дату запланировано одно или несколько событий, нажатие на эту дату откроет расписание на день, организованное по часам.
Нажмите значок календаря в правом верхнем углу (слева от значка увеличительного стекла). На открывшейся панели выберите «Повестка дня» (Agenda). Это отобразит даты календаря построчно; можно прокручивать вверх и вниз, чтобы увидеть прошлые и будущие даты с запланированными событиями. Чтобы вернуться к обычному виду календаря, нажмите значок календаря в правом верхнем углу и выберите «День», «3 дня» или «Месяц».
Создание или изменение событий
Нажмите на дату в календаре, затем нажмите значок «плюс» в правом нижнем углу. На следующем экране заполните форму «Новое событие» (New Event), указав название события, имена приглашаемых участников, время начала и окончания, местоположение и так далее.
После заполнения необходимых деталей нажмите галочку в правом верхнем углу. Новое событие появится в вашем календаре, а приглашённые участники получат уведомление по электронной почте Outlook.
Чтобы изменить или удалить созданное событие, нажмите на событие в календаре, чтобы открыть его. На появившемся экране нажмите значок карандаша в правом верхнем углу. Внесите необходимые изменения, затем нажмите галочку в правом верхнем углу. Для удаления нажмите кнопку «Удалить событие» (Delete Event) в нижней части экрана, затем подтвердите удаление, нажав «Удалить событие» ещё раз. Приглашённые участники будут уведомлены об изменениях или отмене.
Настройка уведомлений о предстоящих событиях
- На Android: Нажмите значок календаря в левом верхнем углу. На открывшейся боковой панели нажмите значок шестерёнки, чтобы открыть «Настройки». Затем в разделе «Быстрые настройки» нажмите «Уведомления». На экране уведомлений перейдите на вкладку «Календарь» в правом верхнем углу.
- На iOS: Нажмите на изображение профиля или инициалы в левом верхнем углу. В самом низу открывшейся боковой панели нажмите значок шестерёнки, чтобы открыть «Настройки». В разделе «Быстрые настройки» нажмите «Уведомления и звуки». На экране уведомлений перейдите на вкладку «Календарь» в правом верхнем углу. Убедитесь, что переключатель «Разрешить уведомления» (Allow Notifications) включён.
В обеих операционных системах на странице «Календарь» можно нажать «События», чтобы установить, насколько заранее вы хотите получать уведомления о запланированных событиях — от 5 минут до 1 недели до начала. Затем нажмите «Весь день» или «События на весь день», чтобы установить время уведомления по умолчанию для событий, запланированных на определённый день без указания конкретного времени начала или окончания. Можно выбрать получение уведомления о событии на весь день утром в день события, за день до или за неделю до него.
Microsoft OneNote: Эскизы и быстрые заметки
Одна из функций в приложении OneNote делает его уникальным по сравнению с настольными и веб-версиями: возможность создавать быстрые наброски и рисунки, используя сенсорный экран телефона.
- На Android: Запустите приложение OneNote и нажмите значок пера на нижней панели инструментов. Откроется новая пустая заметка с панелью инструментов для рисования в верхней части. Можно сразу начать рисовать на заметке пальцем. Чтобы изменить цвет рисования, нажмите на самый левый значок пера на панели инструментов. Откроется панель, позволяющая выбрать новый цвет. Можно также настроить толщину линии рисования, перемещая ползунок в нижней части этой панели. Доступны также второе перо и маркер — их параметры также можно настроить, нажав на них, чтобы открыть ту же панель для изменения цвета и толщины линии. Среди других инструментов: ластик (выберите его и нажмите на нарисованный объект, чтобы удалить его), инструмент «Фигуры» (для рисования фигур, линий или графиков) и «Лассо» (для выделения нарисованных объектов, чтобы изменить их размер, переместить в другое место заметки, вырезать или скопировать в буфер обмена телефона). Чтобы отменить действие рисования, нажмите стрелку в правом верхнем углу, изогнутую против часовой стрелки. Чтобы восстановить его (после отмены), нажмите стрелку, изогнутую по часовой стрелке.
- На iOS: Запустите приложение OneNote, создайте новую заметку и нажмите значок пера в правом верхнем углу. Можно сразу начать рисовать на заметке пальцем. Появится панель инструментов для рисования, похожая на панель Android, но с меньшим набором функций. Здесь есть одно перо, маркер, ластик, лассо и стрелка отмены. Цвет и толщина пера и маркера не регулируются. (Инструмент рисования в приложении OneNote для iPadOS предлагает полный набор функций).
Microsoft PowerPoint: Эффективная подготовка к презентациям
Если вам предстоит презентация на предстоящей встрече, приложение PowerPoint поможет вам отрепетировать речь. Инструмент «Репетиция с тренером» (Rehearse with Coach) даст советы и оценит чёткость и темп вашей речи, не изменяя при этом сам файл презентации.
Открыв файл презентации в приложении PowerPoint, нажмите значок с тремя точками в правом верхнем углу. В появившемся меню прокрутите вниз и выберите «Репетиция с тренером». При запросе предоставьте приложению разрешение на использование микрофона.
Говоря в микрофон телефона, начните читать подготовленную речь вслух или импровизировать по своим заметкам. Во время вашей речи «Репетиция с тренером» будет давать советы и поддержку на экране, а также оценивать чёткость вашего голоса. Таймер поможет отслеживать продолжительность выступления.
Чтобы перейти к следующему слайду, нажмите стрелку вправо на слайде или проведите пальцем влево. (Нажмите стрелку влево или проведите пальцем вправо, чтобы вернуться к предыдущему слайду).
По окончании тренировки нажмите кнопку «Стоп» в правом нижнем углу. Будет сгенерирован отчёт с оценкой вашего выступления и рекомендациями.
